加班时间不能包含当天正常排班。例如，正常班是10:00—18:00，之后加班1小时，应申请 18:00—19:00，而不是10:00—19:00。

有的门店在系统里排的是10:00—18:00，员工实际却按14:00—22:00上班，导致考勤异常。

请店长认真排班，不要随意填写。工作安排有变化时，上班前修改班次；已经上班的，通过 “考勤申诉→排班不符”申请更正。

员工手机损坏、无法打卡时，可以借用其他人的手机，由本人登录自己的账号打卡，并向防损报备，避免因同一设备登录多个账号，被误认为他人代打卡。

有员工反馈页面没有打卡按钮，经检查，使用的是三星平板。目前打卡功能仅对手机开放，请使用手机打卡，不要使用平板等其他设备。

10月5日，仓库负责人反馈，以前由人事登记夜班津贴，换到Work后找不到申请入口，不知道是否需要员工自行申请。

员工只需按要求提交加班申请，津贴由系统根据加班时长核算，无需另交申请。

迟到一两分钟也按考勤规则核算，但每人每月有 3次宽限，迟到和早退合计计算，每次不超过15分钟，不扣款。

超过3次，或单次超过15分钟的，可按规定申请“其他假”，每人每月最多两次。

原则上，所有加班都必须在开始前申请，普通事后补报不予批准。

无法确定最终时长时，可以适当预留时间。例如，预计加班1.5小时，可以申请2小时，系统最终按批准时段内的实际工作时间核算，精确到分钟。

特殊情况确需事后补报的，也必须在加班结束后48小时内提交，逾期不予批准。

例如，财务每日收款表应通过任务统一收集、跟进，不要让各店填完后再发到群里。

每天几十个群重复发送大量信息，会增加查找和跟进的负担，也容易淹没真正需要处理的问题。请尽量通过任务完成派发、反馈和验收。

10月12日，San Stefano店长Mennatualah Mohamed反馈，存款任务发给了普通员工，但实际由店长或助理办理。

由门店内部安排执行人的工作，选择“部门任务”：每家门店收到一条，再由门店指派实际办理人。

明确要求店长本人执行的工作，选择“个人任务→岗位→门店第一负责人”，避免发错人。

10月14日，仓库认为租金、保安费已经批完，财务却仍在催付款申请。原因是双方说的不是同一步手续：

费用申请：公司同意发生这笔支出。

付款申请：请财务根据金额、收款资料和凭证办理实际支付。

请大家记住：费用获批后，还要在批准单上点击“付款申请”，继续办理付款。

10月15日，Almaza一笔维修在开工后才提交费用申请，维修已经做了，审批却还没有走完。

今后请先提交申请，批准后再安排开工，不要先干活、事后再补流程。

10月8日至13日，门店与财务讨论了一笔重复退款：银行卡退款未显示成功，也没有打印凭证；门店与财务沟通后改退现金，当晚结账却发现银行卡退款也成功了，导致顾客收到两次退款。

财务要求补回差额，门店认为是刷卡机异常，双方对损失承担存在争议，具体交易情况和责任仍需核对。

这类异常必须及时通过“特殊事件”报备，不能只在门店与财务之间沟通。此次未进行报备，今后请注意。

10月13日，商品负责人反馈，最近几次面试中，候选人连岗位基本职责和要求都不了解；面试开始后，用人部门还要补介绍岗位、准备电脑和测试资料。

人事应在面试前向候选人讲清工作内容和要求，并提前协调好人员、电脑、资料和测试安排。不要等候选人到场后，再由用人部门临时补准备。

10月7日，仓库负责人反馈，原有10名工人因离职、缺勤等情况，当时只有5名能够上岗，已不足以支撑正常作业。他追问过去两个月招聘迟缓，具体卡在哪里。

请人事说明当前候选人进度、遇到的具体困难和后续补员安排，让仓库能够据此安排工作。

届时全体员工均须参加，具体时间和安排另行通知。

ساعات الإضافي ما ينفعش تشمل ساعات الشيفت الأساسي في نفس اليوم. مثلًا، لو الشيفت من 10:00—18:00 وبعده ساعة إضافي، الطلب يكون 18:00—19:00، مش 10:00—19:00.

في فروع سجّلت الشيفت على النظام 10:00—18:00، لكن الموظف اشتغل فعليًا 14:00—22:00، وده سبّب مشاكل في سجل الحضور.

على مدير الفرع يراجع الجدول بجدية، مش يكتب مواعيد وخلاص. لو ترتيب الشغل اتغيّر، عدّلوا الشيفت قبل بدايته. ولو الشغل بدأ بالفعل، قدّموا طلب تصحيح من «اعتراض على الحضور ← الجدول مش مطابق».

لو موبايل الموظف باظ ومش قادر يسجّل البصمة، يقدر يستعير موبايل زميل، ويسجّل بنفسه من حسابه الشخصي، ويبلّغ منع الخسائر. كده استخدام نفس الموبايل لأكتر من حساب ما يتفهمش بالغلط على إنه بصمة بالنيابة عن شخص تاني.

موظف بلّغ إن زرار البصمة مش ظاهر. بعد المراجعة، اتضح إنه بيستخدم تابلت سامسونج. حاليًا البصمة متاحة من الموبايل بس؛ استخدموا الموبايل، مش التابلت أو أجهزة تانية.

يوم 5 أكتوبر، مسؤول المخزن قال إن الموارد البشرية كانت بتسجّل بدل السهرة قبل كده. وبعد الانتقال لـ Work، مش لاقي مكان يقدّم منه طلب، ومش واضح هل الموظف لازم يقدّمه بنفسه.

الموظف يقدّم طلب الإضافي حسب التعليمات، والنظام يحسب البدل حسب مدة الإضافي، من غير طلب منفصل.

حتى التأخير دقيقة أو دقيقتين بيتحسب حسب قواعد الحضور. لكن لكل موظف 3 مرات سماح في الشهر، للتأخير والانصراف بدري مع بعض؛ كل مرة لحد 15 دقيقة، من غير خصم.

لو استهلكت الـ 3 مرات، أو المرة الواحدة زادت عن 15 دقيقة، تقدر تقدّم طلب «إجازة أخرى» حسب القواعد، بحد أقصى مرتين لكل موظف في الشهر.

الأصل إن أي طلب إضافي يتقدّم قبل ما الإضافي يبدأ. الطلب العادي اللي بيتقدّم بعد كده مش هيتوافق عليه.

لو المدة النهائية مش مؤكدة، ممكن تسيب هامش مناسب في الطلب. مثلًا، لو متوقع ساعة ونص، اطلب ساعتين. النظام هيحسب وقت الشغل الفعلي داخل الفترة المعتمدة، بالدقيقة.

وفي الحالات الاستثنائية اللي فعلًا تستدعي التقديم بعد الإضافي، لازم الطلب يتقدّم خلال 48 ساعة من انتهائه؛ بعد المهلة دي مش هيتوافق عليه.

مثلًا، شيت التحصيل اليومي بتاع المالية يتجمع ويتتابع من خلال مهمة، بدل ما كل فرع يملأه وبعدين يبعته على الجروب.

تكرار معلومات كتير كل يوم في عشرات الجروبات بيصعّب المتابعة والبحث، وممكن يغطّي على المشاكل المهمة. استخدموا المهام قدر الإمكان لتكليف المسؤول، واستلام الرد والنتيجة، ومراجعتها واعتمادها.

يوم 12 أكتوبر، Mennatualah Mohamed، مديرة San Stefano، قالت إن مهمة الإيداع اتبعتت لموظف عادي، مع إن الإيداع بيعمله مدير الفرع أو المساعد.

لو الفرع هو اللي هيحدد مين ينفّذ، اختاروا «مهمة قسم»: كل فرع توصله مهمة واحدة، وبعدها الفرع يكلّف الشخص اللي هيعملها فعلًا.

لو المطلوب من مدير الفرع نفسه، اختاروا «مهمة فردية ← الوظيفة ← المسؤول الأول عن الفرع»، علشان المهمة ما تروحش للشخص الغلط.

يوم 14 أكتوبر، المخزن كان فاكر إن الإيجار ومصاريف الأمن خلصت موافقاتهم، بينما المالية لسه بتطلب طلب الدفع. السبب إن كل طرف بيتكلم عن خطوة مختلفة:

طلب المصروفات: الشركة وافقت إن المصروف ده يتعمل.

طلب الدفع: طلب للمالية إنها تنفّذ الدفع الفعلي حسب المبلغ وبيانات المستفيد والمستندات.

افتكروا: بعد اعتماد المصروفات، افتحوا الطلب المعتمد واضغطوا «طلب الدفع» علشان تكمّلوا إجراءات الدفع.

يوم 15 أكتوبر، طلب مصروفات لصيانة في Almaza اتقدّم بعد بداية الشغل؛ الصيانة اتعملت والموافقات لسه ما خلصتش.

بعد كده قدّموا الطلب الأول، وابدأوا الشغل بعد الموافقة. ما نعملش الشغل وبعدين نكمّل الإجراءات بأثر رجعي.

من 8 لـ 13 أكتوبر، الفرع والمالية ناقشوا واقعة ريفند اتعمل مرتين: استرداد المبلغ على الكارت ما ظهرش إنه نجح، وما طلعش إيصال. بعد التواصل مع المالية، الفرع رجّع المبلغ كاش. وقت التقفيل بالليل، ظهر إن الريفند على الكارت نجح كمان، فالعميل استرد الفلوس مرتين.

المالية طلبت تعويض الفرق، والفرع شايف إن السبب عطل في ماكينة الـ POS. لسه في خلاف على تحمّل الخسارة، وتفاصيل العملية والمسؤولية محتاجة مراجعة.

النوع ده من الوقائع لازم يتبلّغ عنه فورًا من خلال «الأحداث الخاصة»، مش يفضل مجرد نقاش بين الفرع والمالية. المرة دي ما اتعملش بلاغ؛ يُرجى الالتزام بالإبلاغ بعد كده.

يوم 13 أكتوبر، مسؤولة المنتجات قالت إن في مقابلات أخيرة كان المرشحون مش فاهمين حتى مسؤوليات الوظيفة ومتطلباتها الأساسية. وبعد بداية المقابلة، القسم اللي طالب الموظف بيضطر يشرح الوظيفة ويجهّز الكمبيوتر وملفات الاختبار.

على الموارد البشرية توضيح طبيعة الشغل ومتطلباته للمرشح قبل المقابلة، والتنسيق مسبقًا مع الحاضرين وتجهيز الكمبيوتر والمستندات والاختبارات. ما نستناش المرشح يوصل وبعدين القسم يبدأ يجهّز كل ده.

يوم 7 أكتوبر، مسؤول المخزن بلّغ إن من أصل 10 عمال، كان المتاح للشغل وقتها 5 بس بسبب الاستقالات والغياب، وده مش كفاية للتشغيل الطبيعي. وسأل إيه العوائق اللي أخّرت التوظيف خلال الشهرين اللي فاتوا.

على الموارد البشرية توضيح موقف المرشحين الحاليين، والعوائق المحددة، وخطة استكمال العدد المطلوب، علشان المخزن يقدر يرتّب شغله على أساس واضح.

كل الموظفين لازم يشاركوا، والموعد والتفاصيل هيتعلنوا لاحقًا.